A Lei das Assinaturas Electrónicas no Comércio Global e Nacional (Lei E-SIGN) define diretrizes para reconhecer a validade legal das assinaturas electrónicas. No entanto, também aborda outros aspectos críticos do documento que está a ser assinado. Esta lei federal indica as normas de retenção de registos e a necessidade de uma pista de auditoria. As empresas devem compreender que o único aspeto da assinatura não é tudo, há aspectos mais amplos da integridade e auditabilidade dos documentos.
As consequências de uma falha ou negligência podem resultar em responsabilidades legais para a gestão de topo e em riscos de conformidade para a empresa. Estar em conformidade com a lei é proteger-se contra estes riscos empresariais.
Truth Enforcer garante uma pista de auditoria clara e a imutabilidade desses registos e fornece um método para verificação da autenticidade do documento. Estas caraterísticas permitem a uma empresa manter a conformidade e reforçar as políticas internas.
Mais do que apenas assinaturas
A Lei E-SIGN é uma legislação concebida para que as assinaturas e registos electrónicos tenham o mesmo valor jurídico que os equivalentes manuscritos. O foco mais significativo desta lei é a legitimação das assinaturas electrónicas, mas também inclui disposições decisivas relacionadas com os registos electrónicos.
A legislação prevê que os registos electrónicos precisam de precisão e acessibilidade pois são armazenados para consulta posterior. A organização precisa de garantir a integridade ao longo do tempo e provar a sua autenticidade. Assim, este sector da regulamentação está ligado ao facto de os utilizadores terem um acesso fiável e verificável aos registos electrónicos.
Não deixe que esta lacuna de conformidade com a E-SIGN se torne a fonte de múltiplas responsabilidades neste e noutros regulamentos. É necessário eliminar riscos em possíveis disputas legais, sanções regulamentares e ineficiências operacionais.
Connecting Software O aplicador da verdade
A nossa solução ajuda-o a integrar um sistema de verificação para qualquer documento que possa ter, e também podemos adaptar esse mesmo sistema ao seu ambiente.
Este sistema de verificação de documentos permite-lhe fornecer prova transparente da autenticidade do seu documento. Pode liderar um fluxo de trabalho eficiente que valida a integridade do seu documento, mantendo a conformidade.
Existem três pontos principais onde Truth Enforcer se destaca:
- Benefícios legais e regulamentares:
- Seguro de que os requisitos regulamentares para autenticidade dos registos electrónicos estão a ser cumpridas.
- Um registo imutável pode fornecer prova inequívoca em qualquer resolução de litígios.
- Vantagens operacionais:
- Provas imutáveis para análises internas e/ou auditorias externas, através de auditorias simplificadas que deixam uma pista de auditoria completa.
- Reforçar a segurança através de identificar alterações não autorizadas que possam indicar fraude e/ou conduzir a decisões incorrectas.
- Confiança das partes interessadas:
- Transparência no fornecimento de registos verificáveis de transacções e/ou actividades comerciais.
- Responsabilidade nas pistas de auditoria que dão uma ideia do ciclo de vida do documento.
Garante a autenticidade dos seus documentos e reforça a confiança dos seus intervenientes e reguladores. Esta autenticidade dar-lhe-á uma vantagem competitiva e eficiência operacional que se correlaciona perfeitamente com a gestão transparente de documentos.
Estabelecer a sua estratégia de conformidade
A lei E-SIGN está associada às assinaturas electrónicas, o seu principal objetivo, mas as suas disposições relativas aos registos electrónicos são igualmente essenciais para estar em total conformidade.
Integridade e autenticidade dos documentos pode ajudá-lo a manter a conformidade com este e outros regulamentos enquanto proteger os empregados de nível C de responsabilidades legais e atenuando os riscos operacionais para a empresa.
Sabe que as lacunas de conformidade podem pôr em risco a sua empresa.
Implemente um processo de verificação de registos que faça parte das suas políticas internas. Este processo aumentará a transparência e transformar-se-á em confiança entre as partes interessadas. Ao adotar uma abordagem proactiva, garante a conformidade e cria uma base para o crescimento a longo prazo, a excelência operacional e a atualização dos regulamentos no ambiente empresarial digital.
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Por Francisco Rodrigues, Analista de negócios
"Estou a escrever sobre a forma como as integrações de software se podem adaptar aos ambientes empresariais e responder às exigências específicas do sector. Quero mostrar às empresas o caminho para simplificar processos, eliminar estrangulamentos e garantir a conformidade, capacitando as equipas e os executivos C-suite com as ferramentas certas."