De Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (E-SIGN Act) definieert richtlijnen om de rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen te erkennen. Er worden echter ook andere kritieke aspecten van het te ondertekenen document behandeld. Deze federale wet wijst op de normen voor het bewaren van gegevens en de noodzaak van een controlespoor. Ondernemingen moeten begrijpen dat het aspect van de enige handtekening is niet alleszijn er bredere aspecten van documentintegriteit en controleerbaarheid.
De gevolgen van falen of nalatigheid kunnen resulteren in juridische aansprakelijkheid voor het topmanagement en compliance risico's voor het bedrijf. De wet naleven betekent jezelf beschermen tegen deze bedrijfsrisico's.
Truth Enforcer een duidelijk controlespoor en de onveranderlijkheid van deze records garandeert en biedt een methode voor de echtheid van het document verifiëren. Deze functies stellen een bedrijf in staat om naleving te handhaven en het interne beleid te versterken.
Meer dan alleen handtekeningen
De E-SIGN Act is een wet die is ontworpen om elektronische handtekeningen en documenten dezelfde juridische waarde te geven als handgeschreven equivalenten. Het belangrijkste aandachtspunt van deze wet is het legitimeren van elektronische handtekeningen, maar het bevat ook doorslaggevende bepalingen met betrekking tot elektronische documenten.
De wetgeving schrijft voor dat elektronische records moeten nauwkeurig en toegankelijk zijn omdat ze worden opgeslagen om later te worden geraadpleegd. De organisatie moet de integriteit in de loop der tijd garanderen en de authenticiteit bewijzen. Deze regelgevende sector sluit dus aan bij gebruikers die betrouwbare en controleerbare toegang hebben tot elektronische records.
Laat dit hiaat in de naleving van E-SIGN niet de bron worden van meerdere aansprakelijkheden in deze en andere regelgevingen. U moet risico's uitsluiten in mogelijke juridische geschillen, boetes van regelgevende instanties en operationele inefficiëntie.
Connecting Software's Waarheidshandhaver
Onze oplossing helpt je een verificatiesysteem te integreren voor elk document dat je hebt, en we kunnen datzelfde systeem ook aanpassen aan jouw omgeving.
Met dit documentverificatiesysteem kun je transparant bewijs van de echtheid van je document. U kunt een efficiënte workflow leiden die de integriteit van uw document valideert en tegelijkertijd de compliance handhaaft.
Er zijn drie belangrijke punten waar Truth Enforcer blinkt uit:
- Voordelen op het gebied van wet- en regelgeving:
- Verzekering dat de wettelijke vereisten voor authenticiteit van elektronische records worden gehaald.
- Een onveranderlijk record kan het volgende bieden duidelijk bewijs in elke geschillenbeslechting.
- Operationele voordelen:
- Onveranderlijk bewijs voor interne beoordelingen en/of externe audits door gestroomlijnde audits die een uitgebreid controlespoor achterlaten.
- Verbeter de beveiliging door ongeautoriseerde wijzigingen identificeren die kunnen wijzen op fraude en/of kunnen leiden tot onjuiste beslissingen.
- Vertrouwen van belanghebbenden:
- Transparantie bij het leveren van verifieerbare records van zakelijke transacties en/of activiteiten.
- Verantwoordingsplicht in de audit trails die inzicht geven in de levenscyclus van het document.
U verzekert de authenticiteit van uw documenten en versterkt het vertrouwen van uw stakeholders en toezichthouders. Deze authenticiteit geeft u een concurrentievoordeel en operationele efficiëntie die naadloos aansluit bij transparant documentbeheer.
Uw compliancestrategie vaststellen
De E-SIGN Act wordt geassocieerd met elektronische handtekeningen, het primaire doel ervan, maar de bepalingen met betrekking tot elektronische documenten zijn net zo essentieel om volledig compliant te zijn.
Integriteit en authenticiteit van documenten kan u helpen te blijven voldoen aan deze en andere voorschriften terwijl bescherming van werknemers op C-niveau van juridische aansprakelijkheid en het beperken van operationele risico's voor het bedrijf.
Je weet dat hiaten in de naleving kunnen uw bedrijf in gevaar brengen.
Implementeer een recordverificatieproces dat deel uitmaakt van je interne beleid. Dit proces zal de transparantie verbeteren en het vertrouwen tussen belanghebbenden vergroten. Met een proactieve aanpak zorgt u voor compliance en legt u een basis voor groei op de lange termijn, operationele uitmuntendheid en het bijwerken van regelgeving in de digitale bedrijfsomgeving.
Neem contact met ons op voor meer informatie en om te zien hoe je onze oplossingen kunt implementeren. We kijken ernaar uit om software met u te verbinden!
Door Francisco Rodrigues, Bedrijfsanalist
"Ik schrijf over hoe software-integraties zich kunnen aanpassen aan bedrijfsomgevingen en kunnen inspelen op branchespecifieke eisen. Ik wil ondernemingen de weg wijzen om processen te stroomlijnen, knelpunten weg te nemen en compliance te garanderen door teams en C-suite executives de juiste tools te geven."