La Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (E-SIGN Act) define directrices para reconocer la validez legal de las firmas electrónicas. Sin embargo, también aborda otros aspectos críticos del documento que se firma. Esta ley federal señala las normas de conservación de registros y la necesidad de una pista de auditoría. Las empresas deben comprender que el aspecto de la firma única no lo es todoHay aspectos más amplios de la integridad y auditabilidad de los documentos.
Las consecuencias de un fallo o negligencia pueden acarrear responsabilidades legales para la alta dirección y riesgos de cumplimiento para la empresa. Estar alineado con la ley consiste en protegerse frente a estos riesgos empresariales.
Truth Enforcer garantiza una pista de auditoría clara y la inmutabilidad de esos registros y proporciona un método para verificar la autenticidad del documento. Estas características permiten a una empresa mantener el cumplimiento y reforzar las políticas internas.
Más que firmas
La Ley E-SIGN es una legislación concebida para que las firmas y los registros electrónicos tengan el mismo valor jurídico que sus equivalentes manuscritos. El objetivo más importante de esta Ley es legitimar las firmas electrónicas, pero también incluye disposiciones decisivas relacionadas con los registros electrónicos.
La legislación exige que los registros electrónicos deben ser precisos y accesibles ya que se almacenan para su posterior consulta. La organización necesita garantizar la integridad a lo largo del tiempo y demostrar su autenticidad. Así pues, este sector normativo conecta con el hecho de que los usuarios tengan un acceso fiable y verificable a los registros electrónicos.
No permita que esta laguna en el cumplimiento de E-SIGN se convierta en la fuente de múltiples responsabilidades en esta y otras normativas. Debe eliminar riesgos en posibles litigios, sanciones reglamentarias e ineficiencias operativas.
Connecting Software's Truth Enforcer
Nuestra solución le ayuda a integrar un sistema de verificación para cualquier documento que pueda tener, y también podemos adaptar ese mismo sistema a su entorno.
Este sistema de verificación de documentos le permite una prueba transparente de la autenticidad de su documento. Puede dirigir un flujo de trabajo eficaz que valide la integridad de sus documentos al tiempo que mantiene la conformidad.
Hay tres puntos principales en los que Truth Enforcer sobresale:
- Ventajas legales y reglamentarias:
- Asegurar que los requisitos reglamentarios para autenticidad de los registros electrónicos se están cumpliendo.
- Un registro inmutable puede proporcionar prueba evidente en cualquier resolución de litigios.
- Ventajas operativas:
- Pruebas inalterables para revisiones internas y/o auditorías externas mediante auditorías simplificadas que dejan un rastro de auditoría exhaustivo.
- Aumentar la seguridad identificación de cambios no autorizados que puedan indicar fraude y/o conducir a decisiones incorrectas.
- Confianza de las partes interesadas:
- Transparencia en el suministro de registros verificables de transacciones y/o actividades empresariales.
- Rendición de cuentas en los registros de auditoría que permiten conocer el ciclo de vida del documento.
Garantizará la autenticidad de sus documentos y reforzará la confianza de las partes interesadas y los organismos reguladores. Esta autenticidad le proporcionará una ventaja competitiva y una eficiencia operativa que se correlaciona a la perfección con una gestión transparente de los documentos.
Establezca su estrategia de cumplimiento
La Ley E-SIGN se asocia con las firmas electrónicas, su principal objetivo, pero sus disposiciones relativas a los registros electrónicos son igualmente esenciales para estar completamente en conformidad.
Integridad y autenticidad de los documentos puede ayudarle a cumplir esta y otras normativas al tiempo que proteger a los empleados de nivel C de responsabilidades legales y mitigar los riesgos operativos de la empresa.
Sabes que las lagunas en el cumplimiento pueden poner en peligro su empresa.
Implante un proceso de verificación de registros que forme parte de sus políticas internas. Este proceso mejorará la transparencia y se convertirá en confianza entre las partes interesadas. Con un enfoque proactivo, se garantiza el cumplimiento y se sientan las bases para el crecimiento a largo plazo, la excelencia operativa y la actualización de la normativa en el entorno empresarial digital.
Póngase en contacto con nosotros para obtener más información y saber cómo implantar nuestras soluciones. Estamos deseando conectar el software con usted.
Por Francisco RodriguesAnalista de negocio
"Escribo sobre cómo las integraciones de software pueden adaptarse a los entornos empresariales y responder a las demandas específicas del sector. Quiero mostrar a las empresas el camino para agilizar los procesos, eliminar los cuellos de botella y garantizar el cumplimiento de las normativas dotando a los equipos y a los ejecutivos de la C-suite de las herramientas adecuadas."