"Mijn ervaring met de kalenderfuncties, ik zou het een 10 geven!"
- Joshua Kephart, Netwerk Operations Manager bij CenClear
Klant: CenClear
Land: Verenigde Staten van Amerika
Eindklant Activiteit: Individuele en gezinsdiensten
Product toepassing: CB Exchange Server Sync
Wie is CenClear?
CenClear, opgericht in 1980, is een non-profitorganisatie die een reeks diensten aanbiedt aan gezinnen en personen in de Verenigde Staten, namelijk:
- Diensten voor kinderen
- Voorschoolse diensten
- Diensten voor geestelijke gezondheidszorg
- Drugs- en alcoholbehandeling
CenClear bedient meer dan 6000 mensen in 16 counties, en hun locaties bevinden zich in heel West-Pennsylvania.
Het probleem met drukke schema's en interne workflow
Om ervoor te zorgen dat hun diensten aan veel Amerikaanse inwoners kunnen worden verleend, heeft CenClear momenteel ongeveer 700 mensen in dienst. Het hogere managementteam en aanverwante functies tellen bijna 40 mensen.
Zoals men zich kan voorstellen, hebben deze 40 mensen het meestal erg druk, aangezien hogere managementposities vaak gekoppeld zijn aan een druk schema. Dit kan de interne werkstromen van het bedrijf in gevaar brengen, omdat de rest van het team moeite heeft om te weten wat de beste tijd is om contact op te nemen met degenen aan de top van de bedrijfsstructuur of externe afspraken te plannen waarbij zij betrokken zijn.
Kalendersynchronisatie was dus het hoofdprobleem voor CenClear. Hun belangrijkste doel was om de agenda-afspraken van bepaalde mensen te synchroniseren met een openbare map-agenda, die toegankelijk was voor specifieke mensen.
Een toekomstbestendige oplossing
Hun eerste poging om het synchronisatie probleem op te lossen betrof de gratis versie van een software. Het werkte geruime tijd, maar toen CenClear besloot dat het tijd was om zich te verbinden aan de betaalde versie van deze software, waren ze niet blij met de offerte die ze kregen. Dat leidde tot de zoektocht naar andere opties.
Tijdens dit proces hebben ze oplossingen gevonden en gedemonstreerd die leken te voldoen aan hun behoeften op het gebied van agendasynchronisatie, maar het was pas toen ze CB Exchange Server Sync dat ze vonden dat ze de juiste kenmerken en een toekomstbestendige oplossing hadden. "Het leek erop dat Connecting Software met de CB Exchange het beste was", verklaarde Joshua.
Hoe hebben ze zich verbonden aan CB Exchange Server Sync?
Iedereen die de oplossingen van Connecting Software wil gebruiken, kan ze uittesten via een gratis proefversie. CenClear koos voor een 15-daagse self-hosted trial, wat betekent dat ze gedurende 15 dagen CB Exchange Server Sync konden uittesten, zonder kosten en zonder verplichtingen, op een server die door hen werd beheerd.
Op 11 maart...th2022, besloten ze dat onze oplossing aan alle eisen voldeed en kochten ze 40 synchronisatieparen. Wij hebben met Joshua gesproken om de belangrijkste redenen te achterhalen die tot hun engagement hebben geleid, en hij wees erop dat de prestaties van CB Exchange Server Sync en de goede en naadloze werking ervan de factoren waren die het meest hun aandacht trokken.
Eenmaal klaar om te gaan, CB Exchange Server Sync kan synchroniseren:
- Kalenders
- Contacten
- E-mail berichten
- Taken
- Opmerkingen
- Mappen
Voor CenClear was de kalender hetgeen zij wilden synchroniseren, dus dit is de enige functie van onze oplossing die zij momenteel gebruiken. Zij definieerden de synchronisatie paren op basis van hun specifieke behoeften. Echter, als zij ooit iets anders willen synchroniseren, zijn zij volledig vrij om dat te doen!
Momenteel gebruiken ze deze oplossing on-premises, samen met Microsoft Exchange 2016, maar ze zijn bezig te migreren naar de cloud voor Exchange Online. Ook in dit opzicht zijn ze gedekt, aangezien CB Exchange Server Sync elke versie van Exchange Server ondersteunt waarnaar ze zouden willen upgraden, zowel in de cloud als on-premises.
Geweldig, maar waren er problemen?
Aangezien zij gekozen hebben voor een self-hosted trial, moest CenClear zelf CB Exchange Server Sync installeren en configureren. Tijdens deze initiële setup, had CenClear wat problemen met het configureren van de agenda map en de publieke agenda map synchronisatie, dus besloten ze contact op te nemen met onze klantenservice.
Ze kregen bijna onmiddellijk antwoord, en het probleem werd snel opgelost via een eenvoudig telefoontje op afstand. "Over het geheel genomen, vrij goede ondersteuning," merkte hij op.
Laatste gedachten
Tijdens ons interview met Joshua, vroegen we hem naar zijn laatste gedachten, gezien het feit dat de oplossing al twee maanden in gebruik is. We vroegen ons af of de eindgebruikers bij CenClear iets hadden gezegd over CB Exchange Server Sync.
Hij antwoordde dat ze niet eens wisten dat het op de achtergrond draaide! Agendasynchronisatie gebeurt naadloos, en, in Joshua's woorden, "de synchronisatie is veel sneller, wanneer iemand een vergaderruimte-item binnenkomt wordt het snel bijgewerkt op de openbare map". We waren blij te weten dat ze er zo over dachten!
Daarnaast vroegen we of hij tevreden was over het product in het algemeen, waarop hij positief antwoordde, en eraan toevoegde dat er volgens hem niets aan de achterkant is waar ons softwareteam nog aan moet werken, wat uitstekend is! "Mijn ervaring met de agendafuncties, ik zou het een 10 geven!" concludeerde hij.