Er zijn verschillende redenen voor de verandering van e-mail. Een van de meest complexe is bedrijfstransformatie tijdens fusies en acquisities. Zo'n proces vereisen vaaks extra inspanning en toezicht.
Wat ook de redenen voor fusies en overnames zijn, nieuw samengevoegde entiteiten hebben onmiddellijke communicatie en samenwerking nodig. En aangezien e-mail het belangrijkste communicatie- en samenwerkingsinstrument ter wereld is, moet de invoering van onverenigbare systemen werksamen van day one, post-close is topprioriteit. Dit houdt in dat de agenda volledig interoperabel is voor het plannen van vergaderingen, dat up-to-date contacten en taken op zijn plaats en in staat zijn om te werken vlot zoals voorheen.
Email migratieprojecten kan gebeuren onder verschillende scenario's:
- Bedrijf A moet bij een overname het agenda- en e-mailsysteem van bedrijf B in het eigen systeem integreren;
- Onderneming A en onderneming B moeten er een vormen nieuw e-mail systeem uit twee bestaande tijdens een fusie;
- Onderneming A splitst zich op in twee ondernemingen tijdens een afstoting en moet migreren naar twee verschillende brievenbussystemen;
- Verschillende kleinere bedrijven moeten migreren naar minder mailboxsystemen in geval van consolidatie.
Complexiteit van migratieprojecten bij fusies en overnames
De complexiteit van het e-mailmigratieproject afhangt on een lijst van technische variabelen.
Ten eerste, de locatie van de Exchange Servers in de twee bedrijven die worden overgenomen. Sommige zakelijke mailbox-infrastructuren, zoals Exchange, worden on-premise ingezetssommige worden uitbesteed als SaaS, en andere worden elders gehost in de wolk.
Over Exchange gesproken Servers, vaak hebben ondernemingen verschillende versies, zoals Exchange 2010, Exchange 2013, Exchange 2016, Exchange Online (onafhankelijke mailserver of als onderdeel van Office 365), of Exchange 2019. Zo, mailboxen migreren tussen de verschillende versies vormt een extra uitdaging. Als u een vereiste toevoegt zoals het migreren van same-domain, cross-domain of cross-forest, kan de taak te belastend lijken voor sommige IT-teams zonder toepassingen van derden.
Trouwens, veel bedrijven onderop het fusie- en overnameproces overwegen migrerend naar Office 365 als de ultieme oplossing. Zij kunnen echter worden gehinderd door omstandigheden zoals de noodzaak om Office 365 van huurder naar huurder te migreren of zelfs te migreren van on-prem Exchange naar Office 365, of vice-versa.
Zonder demet een staart planning, kunnen deze kritieke migratieprojecten de workflow schaden en gevoelige gegevens in gevaar brengen. Daar komt nog bij dat tijdens fusies en overnames, wanneer alles in duigen lijkt te vallen, met uitvaltijd van mailboxes en agenda's is volstrekt onaanvaardbaar. Maar helaas lijden ondernemingen hier zelfs onder.
Een chaotische aanpak van IT-integratie kan waarde onttrekken aan een overname. Om een vlotte migratie van mailboxen te verzekeren, moeten bedrijven vaak vereisen synchronisatie software naar beweegt mailboxen en gegevens, zonder de productiviteit van het bedrijf te schaden.
Als een standaard Exchange Server migratie niet mogelijk is, is een hulpmiddel dat zelfs de meest gecompliceerde migratiescenario's oplost CB Exchange Server Sync door Connecting Software.
Wat CB Exchange Sync kan doen voor uw stressvrije M&A-mailboxmigratie
Connecting Software heeft CB Exchange Server Sync ontwikkeld zodat je automatisch email mappen, contacten, agenda's, taken en publieke mappen kunt synchroniseren, op verschillende Exchange accounts, domeinen of servers, of zelfs dezelfde domeinen en servers - afhankelijk van uw behoeften. U hoeft geen downtime te plannen en te stoppen met werken. De dienst kan mailboxen synchroniseren terwijl het netwerk nog in gebruik is. U synchroniseert ze eerst en voltooit dan de migratie en ontmantelt de redundante server wanneer alles klaar is.
CB Exchange Sync is een perfecte oplossing wanneer bijvoorbeeld standaard Exchange Server Migratie niet kan worden uitgevoerd omdat de klant twee onafhankelijke Exchange Servers heeft in verschillende Active Directory (AD) en mail domeinen. Deze migratie is niet mogelijk in één stap. Dus, de twee servers moeten naast elkaar blijven bestaan terwijl de gebruikers overschakelen naar de nieuwe server.
Scenario 1. Verwerving. Verschillende versies van Exchange Servers
Laten we ons een groot bedrijf A voorstellen van Australië dat een kleinere onderneming B heeft overgenomen van Brazil and moet nu nieuwe werknemers in hun netwerk opnemen. Bedrijf A gebruikt Exchange 2019, en bedrijf B - Exchange 2013. Voor deze entiteiten zal het overnameproces ongeveer een half jaar in beslag nemen. Gedurende deze periode zullen de werknemers van Bedrijf B werken met twee Exchange accounts: hun oude en de nieuwe van Bedrijf A. Dit is een perfecte taak voor CB Exchange Server Sync. Het team van Bedrijf B zal hun beide mailboxen gesynchroniseerd hebben en hun agenda's gevuld hebben gedurende het hele overnameproces. Als de overname voorbij is, zullen ze overschakelen naar de server van Bedrijf A zonder gedoe of downtime.
Auto Mapping en Post Processing
CB Exchange Server Sync heeft handige functies die elke migratie project te vergemakkelijken. Bijvoorbeeld, in ons geval met de overname van een bedrijf uit een ander land, mapping tussen de rekeningen zal automatisch worden gedaan, ook al zijn ze in verschillende talen - Engels (Australië) en Portugees (Brazil). Auto mapping maakt synchronisatie van mailbox items in mappen automatisch mogelijk en mirror accounts in meerdere talen. Bovendien migreert elk item met alle eigenschappen als u daarvoor kiest.
Als de bedrijven beslissen over een bij eenrichtingssynchronisatie kan een post-processing functie het onderwerp van de e-mail markeren met een speciaal teken, bijvoorbeeld REF: Mailbox A. In dat geval weet u meteen welk item origineel is en welk een replica.
Scenario 2. Consolidatie. Verschillende locaties van Exchange Servers
Laten we ons een ander scenario voorstellen. Een bedrijf is het vormen van een holding uit verschillende kleinere entiteiten. Het topmanagement van de holding zal alle onderdelen coördineren, zodat een geïntegreerde managementstructuur nodig is. Aangezien de onderdelen van de holding vroeger echter volledig los van elkaar staande ondernemingen waren met afzonderlijke postbusstelsels, hebben zij verschillende Exchange instanties - some zijn gehost, en anderen zijn on-prem.
In de holding moet het topmanagement in elk van de systemen worden geïntegreerd. Zij moeten hun agenda's aan alle kanten gevuld hebben, zodat hun collega's van alle divisies met hen kunnen samenwerken zonder verstoringen en overlappingen van afspraken. Plus, ze kunnen contacten te delen en ontvangen taken.
Reguliere synchronisatie is in dit geval niet mogelijk.
Nogmaals, CB Exchange Server Sync zal het werk doen voor de vlotte migratie. De oplossing is zeer flexibel en schaalbaar naar uw project eisen.
Bovendien hoeven de managers die Outlook accounts synchroniseren met verschillende divisies niet aan iedereen een volledig gevulde agenda te laten zien. Met CB Exchange Server Sync kunnen ze aangeven dat ze op een bepaald uur bezig zijn, maar hun ondergeschikten aan beide kanten niet te informeren waar hun afspraak precies over gaat. De integriteit van de gegevens wordt gewaarborgd met beveiligde, gecodeerde verbindingen.
Scenario 3. Samenvoeging. Hulpbronnen delen
Ondernemingen A en B hebben besloten te fuseren. Sterker nog: ze zijn al onder één dak verhuisd. Het probleem is: ze gebruiken verschillende instances van Exchange Servers en hebben nog niet besloten wat ze gaan doen. Ze hebben echter gemeenschappelijke bronnen zoals een vergaderzaal, en ze moeten nu stoppen met dubbele boekingen. In dit geval gebruiken bedrijven CB Exchange Server Sync om meerdere referenties naar dezelfde bron in sync te houden tussen meerdere domeinen. Volgens de feedback van onze klantenis dit een elegante oplossing voor een redelijke prijs.
Kosteneffectiviteit
Over de financiële gevolgen van fusies en overnames gesproken, verschillende bronnen 5-15 % van het hele acquisitieproject te besteden aan de migratie van IT-systemen. Het hoeft niet zo duur te zijn! Connecting Software levert de oplossing voor uw M&A mailbox migratie project voor een fractie van de kosten en garandeert een probleemloze synchronisatie. Kijk op CB Exchange Server Sync opties op onze website en neem contact met ons op voor een gratis handleiding.
Praat ook met onze deskundigen om te weten of CB Exchange Server Sync de beste synchronisatiesoftware is voor uw M&A-migratieproject. Eend bekijk de video hieronder om meer te leren over CB Exchange Server Sync.
