Gegevens automatisch in Microsoft Dynamics 365 krijgen

Voor het beheer van de klantenrelatie had Iperal een cloud-gebaseerde Microsoft Dynamics 365 oplossing. Elk contact met een klant werd bijgehouden in Dynamics, maar daarvoor moesten de gegevens handmatig worden ingevoerd als ze nog niet in het systeem stonden. Gegevens werden handmatig ingevoerd door gebruik te maken van de Dynamics webinterface. Het was zeer tijdrovend en inefficiënt om het op deze manier te doen.

Trouwens, als dat klantgegevens werden aanvankelijk opgeslagen in een Microsoft SQL Server databasehad het niet veel zin om ze manueel te verplaatsen wanneer er nieuwe of gewijzigde gegevens waren. Zelfs omdat er veel redenen zijn voor dergelijke wijzigingen. De klant zelf kan zijn gegevens op elk moment wijzigen, via de vele kanalen waarover hij beschikt zoals de website, de mobiele applicatie of een interface die in elke winkel beschikbaar is. Ook andere gegevens met betrekking tot de klant veranderen telkens wanneer de klant een aankoop doet.

Iperal wilde er zeker van zijn dat al deze wijzigingen doorgevoerd zouden worden vanuit hun Microsoft SQL Server databases naar de Customer Service die gebaseerd is op Dynamics zodat zij snelle en volledige ondersteuning kunnen bieden als de klant problemen heeft.
"We wisten dat we de CRM-gegevens op een andere manier moesten invullen. We wilden een manier om het efficiënt en in real-time te doen, van SQL Server naar Dynamics", legt Filippo Besana uit.

Toen ze wisten wat hun doelstellingen waren, begonnen ze aan wat een lange zoektocht naar de perfecte oplossing had kunnen worden... Filippo Besana gaat verder met het beschrijven van hun eerste ideeën voor dit project.

"In het begin dachten we aan ontwikkeling van een procedure voor de invoer van gegevens aan de CRM kant zou dat op bestanden gebaseerd zijn. We zouden een massale export van gewijzigde gegevens naar een bestand zoals .csv moeten maken, het naar CRM sturen en de import aan de CRM-kant uitvoeren. Dit zou duurt lang en het zou duur. Plus, het eindresultaat zou niet de real-time prestaties hebben die we wilden."

Na een snelle zoektocht op internet kwamen ze terecht op de website van Connecting Software en vonden ze Connect Bridge. Filippo Besana zegt dat ze meteen wisten dat het was wat we zochten: "a middleware-software dat het gebruik van een gekoppelde server alle TSQL query's van/naar de CRM Webservice vertalenop een manier die transparant is voor de ontwikkelaar."

Vanaf dat moment was het vrij eenvoudig. Iperal vroeg om een demo, keek of ze op deze manier de een paar honderdduizend rijen die ze wilden invoeren en gingen meteen over tot de implementatie. Hun grootste probleem was uiteindelijk hoe ze verbinding konden maken met een server buiten hun netwerk. "Dynamics biedt alleen een webserver om van buitenaf mee te communiceren", vertelt Filippo Besana.

Niettemin, eindigden ze hun doelen te bereiken in een korte tijd "Vanuit het oogpunt van de SQL-ontwikkelaar zijn de operationele taken dezelfde als bij andere heterogene databases die via Linked Server met elkaar zijn verbonden. Dit hield onze ontwikkeltijden kort en betekende dat ons 1e doel was bereikt.".

Verder "door een trigger op de hoofdtabel te gebruiken, kunnen we nu nieuwe gegevens in real-time bijwerken of invoegen". Dit betekende dat "ook ons tweede doel was bereikt, en we zijn nu erg blij met het eindresultaat".

Hoe kort was deze korte tijd om de oplossing te implementeren? "Binnen een week hadden we de oplossing die we in gedachten hadden, operationeel" onthult.

In dit geval, Connect Bridge een integratieproject mogelijk gemaakt om gegevens automatisch en in real-time in Microsoft Dynamics 365 te krijgen. Maar, in feite, is dit een superflexibel integratieplatform en het kan elke integratie-uitdaging aan.