Als je dit leest, is de kans groot dat je de handmatige gegevensuitwisseling tussen Intuit QuickBooks en Microsoft Dynamics 365 is een onvoorstelbaar overweldigende taak. Hier is een soort workaround voor, die we hebben geschreven in een CRM Software Blog artikel terug in 2021, hoewel het, zoals we in het artikel vermelden, nog steeds een handmatig proces is dat veel tijd kost. De beste manier om dit probleem te omzeilen is om andere manieren te vinden om je integratie te voltooien zonder er veel moeite voor te hoeven doen.
In deze uitgebreide handleiding bespreken we de beste werkwijzen en tips voor het maken van een automatische verbinding tussen QuickBooks Online en Dynamics 365, waardoor uw processen worden gestroomlijnd en uw productiviteit wordt verhoogd. Deze Microsoft Dynamics-integratie met QuickBooks haalt naadloos de informatie uit elk van deze systemen – het is alsof ze eindelijk met elkaar communiceren. Laten we eens kijken hoe dit kan worden bereikt!
1. Automatiseer uw synchronisatie
De waarheid is dat handmatige synchronisatie tot het verleden behoort. Als je, door gebruik te maken van de kracht van technologie, nu tegelijkertijd live updates van zowel je financiële als klantgegevens in QuickBooks en Dynamics 365 kunt laten weergeven, is er geen reden meer om je hoofd te breken over vertraagde handmatige processen.
Om dit te automatiseren, moet je op zoek gaan naar betrouwbare software voor de integratie van QuickBooks en D365, omdat geen van beide systemen deze automatische verbinding biedt.
2. Zorg voor bidirectionele synchronisatie op je Dynamics 365 QuickBooks-integratie
Als uw systemen niet bidirectioneel zijn verbonden, loopt u kansen mis. De waarde van systeemintegratie neemt zeker toe wanneer informatie aan beide kanten wordt gedeeld. Door boekhoudgegevens in D365 te hebben, krijgt uw verkoopteam beter inzicht in uw klanten. Ze kunnen betalingsgeschiedenissen en koopgedrag bekijken. Deze gegevens helpen bij het ontwerpen van gerichte marketing en het verbeteren van de klantervaring. Op dezelfde manier kan uw financiële team met CRM-gegevens in QuickBooks Online de verkoopactiviteiten volgen. Dit helpt bij het sneller factureren, het beheren van debiteuren en andere financiële taken. Al met al duidelijk een win-winsituatie!
Houd er rekening mee dat wanneer u de integratie instelt, u bepaalt welke gegevens waarheen worden gestuurd en wie er toegang toe heeft. Als u bijvoorbeeld facturen naar Dynamics 365 stuurt, betekent dat niet dat alle CRM-gebruikers volledige toegang tot deze facturen moeten hebben!
3. Kies voor een vereenvoudigde integratie van QuickBooks en Dynamics 365
Als je hebt geconcludeerd dat het automatiseren van de verbinding tussen QuickBooks en D365 voor jou de juiste keuze is, dan zijn er de volgende mogelijkheden twee haalbare opties om te overwegen.
De eerste één is om zelf de QuickBooks API en de Dynamics 365 API te bestuderen om de integratie te realiseren. Als je besluit om deze weg te volgen, moet je de QuickBooks API-documentatiewat eerlijk gezegd vrij eenvoudig is om doorheen te navigeren. Van daaruit maak je je app aan om de ontwikkelsleutels te genereren, waarna je verder kunt gaan met de OAuth 2.0 authenticatie en vervolgens met de relevante API-aanroepen. Houd er wel rekening mee dat, hoewel dit zeker niet onmogelijk is, het zeker een ingewikkeld project kan worden.
De tweede manier omvat nog steeds de integratie met de QuickBooks API, maar dan zonder dat je er iets van hoeft te bestuderen. Door gebruik te maken van Connect Bridge om uw naadloze Microsoft Dynamics met QuickBooks integratie te bereiken, kunt u het bestuderen van de API volledig vermijden. Maar voordat we dit uitleggen, moet je weten dat dit alleen werkt voor QuickBooks Online. Dus, als dit het doelsysteem is waarmee je wilt verbinden, is Connect Bridge perfect!
Dit software-integratieplatform minimaliseert niet alleen het bestuderen van API's, zoals eerder vermeld, maar vermindert ook de coderingstijd aanzienlijk. Door alleen SQL te gebruiken (in een gekoppelde server) of in combinatie met uw favoriete programmeertaal (C#, Java, PHP, enz.), kunt u uw integratie-inspanningen met 90% verminderen – ja, u leest het goed – door SQL-statements automatisch te vertalen naar API-aanroepen. Het gebruik van Connect Bridge maakt uw QuickBooks Dynamics 365-integratie dus zo eenvoudig mogelijk. Bovendien hoeft u zich geen zorgen te maken over toekomstige updates van QuickBooks Online of D365, aangezien we Connect Bridge hebben ontworpen om voorwaartse compatibiliteit te garanderen.
4. Functionaliteiten en beperkingen van de integratie begrijpen
Zoals bij alle software die op de markt verkrijgbaar is, zijn er inherente beperkingen waarmee u rekening moet houden voordat u een software-integratieplatform gaat gebruiken. Om Connect Bridge te kunnen gebruiken voor uw QuickBooks- en Dynamics 365-integratie, moet u dus vooraf uw bedrijfsvereisten vaststellen om de opties te vereenvoudigen die het beste aansluiten bij de behoeften van uw bedrijf. Hier volgt een kort overzicht van wat u wel en niet kunt bereiken met het Connect Bridge-platform:
Je kunt niet:
- QuickBooks Online synchroniseren met software die niet op Windows draait
- QuickBooks Desktop synchroniseren met QuickBooks Online, of andersom
- QuickBooks Desktop integreren of synchroniseren met andere software
Wat je kunt doen:
- U kunt QuickBooks Online integreren met alle aangepaste of verouderde software van de afgelopen 30 jaar (zolang u toegang hebt tot de broncode van de software).
- Website-integratie met QuickBooks uitvoeren door gegevens uit QuickBooks te halen en in een database te plaatsen (bijv. SQL Server of Oracle)
- Synchroniseer één instantie van Dynamics 365 met meerdere QuickBooks-bedrijven
- Synchroniseer QuickBooks Online met andere software, waaronder populaire CRM-platforms zoals Salesforce of SugarCRM via hetzelfde proces als uitgelegd in punt 3
5. Ondersteunen van geïnformeerde besluitvorming
Als je geïnteresseerd bent in een bepaald product of een bepaalde dienst, is het altijd beter om de ervaringen te onderzoeken van mensen die het probleem hebben meegemaakt dat je probeert op te lossen met het product of de dienst die je op dat moment overweegt.
Omdat we groot voorstander zijn van onbevooroordeelde aankoopbeslissingen, moedigen we onze klanten altijd aan om hun ervaringen met het gebruik van onze producten te delen. Op die manier krijgen we een beter beeld van hun ervaringen en kunnen we bij het ontwikkelen van toekomstige versies van onze software rekening houden met hun feedback. Als de klant daarmee akkoord gaat, gaan we zelfs nog een stap verder door interviews af te nemen en verhalen te schrijven op basis van hun eigen ervaringen met onze software – elk verhaal is uniek!
Als je een kijkje wilt nemen in de verhalen die we hebben voor Connect Bridge, kun je verder lezen en de verhalen leren van:
- Groep ORBIS - een van onze partners, die samenwerkt met internationale bedrijven en ondernemingen, vooral uit de DACH-regio
- Iperal - een Italiaanse supermarktketen
- Fesworld - ook een van onze partners. Zij hebben via Connect Bridge een oplossing ontwikkeld om D365, SAP en Gmail met elkaar te verbinden – ja, drie verschillende applicaties!
- Swenex - een Zwitserse leverancier van energiediensten, met serieuze behoeften op het gebied van betrouwbaarheid en beschikbaarheid
We hebben ook andere succesverhalen beschikbaar op onze blog over onze andere softwareoplossingen. Geloof ons niet op ons woord, maar lees rechtstreeks van onze klanten en hun integratieprojecten!
Tips voor de integratie van QuickBooks en Dynamics 365
We hebben gezien dat het automatiseren van de uitwisseling van gegevens tussen je systemen zeker het overwegen waard is, en dit is het geval of je nu te maken hebt met QuickBooks Online en Dynamics 365 of een ander assortiment software.
Door je toevlucht te nemen tot de integratie van Dynamics 365 en QuickBooks kun je een aantal problemen voorkomen, namelijk:
- Dubbel werk: Zou u overwegen om dezelfde gegevens in beide systemen in te voeren? Dat zou een verspilling van tijd en middelen zijn.
- Inconsistente gegevens: Als dezelfde gegevens in twee systemen staan die niet gesynchroniseerd zijn, kan de ene informatie in het ene systeem staan en een andere in het andere.
- Slechte besluitvorming: Zonder toegang tot alle benodigde gegevens kan het moeilijk zijn om weloverwogen beslissingen te nemen over uw bedrijf.
- Verminderde behendigheid: Als uw gegevens in silo's zijn opgeslagen, kan het moeilijk zijn om snel in te spelen op veranderingen in de markt of de behoeften van klanten.
Door Dynamics 365 en QuickBooks te integreren, kunt u deze datasilo's doorbreken en de efficiëntie, nauwkeurigheid en flexibiliteit van uw bedrijf verbeteren. Om uw integratieproces te versnellen, kunt u overwegen om Connect Bridge te gebruiken met de hulp van ons team dat altijd voor u klaarstaat. Aarzel niet om de talloze mogelijkheden te verkennen en uw bedrijf te versterken met deze geautomatiseerde integratie!
Als je hier nog meer over wilt lezen voordat je begint met je integratieproject, kijk dan gerust even hier ERP Software Blog post over dezelfde use case.
Over de auteur
Door Diogo Gouveia
"Na het afronden van mijn studie in het Verenigd Koninkrijk, ben ik begonnen bij het Marketing team van Connecting Software om content te creëren over software integratie en een verscheidenheid aan andere IT-onderwerpen. Als je opmerkingen of suggesties hebt, neem dan contact met me op."