Als je dit leest, is de kans groot dat je de handmatige gegevensuitwisseling tussen Intuit QuickBooks en Microsoft Dynamics 365 is een onvoorstelbaar overweldigende taak. Hier is een soort workaround voor, die we hebben geschreven in een CRM Software Blog artikel terug in 2021, hoewel het, zoals we in het artikel vermelden, nog steeds een handmatig proces is dat veel tijd kost. De beste manier om dit probleem te omzeilen is om andere manieren te vinden om je integratie te voltooien zonder er veel moeite voor te hoeven doen.
In deze uitgebreide handleiding bespreken we de best practices en tips voor het maken van een automatische verbinding tussen QuickBooks Online en Dynamics 365, het stroomlijnen van uw processen en het verhogen van uw productiviteit. Deze Microsoft Dynamics integratie met QuickBooks zal de informatie uit elk van deze systemen naadloos binnenhalen - het zal zijn alsof ze eindelijk met elkaar praten. Laten we eens kijken hoe dit kan worden bereikt!
1. Automatiseer uw synchronisatie
De waarheid is dat handmatige synchronisatie tot het verleden behoort. Als je, door gebruik te maken van de kracht van technologie, nu tegelijkertijd live updates van zowel je financiële als klantgegevens in QuickBooks en Dynamics 365 kunt laten weergeven, is er geen reden meer om je hoofd te breken over vertraagde handmatige processen.
Om dit te automatiseren, moet je op zoek gaan naar betrouwbare software voor de integratie van QuickBooks en D365, omdat geen van beide systemen deze automatische verbinding biedt.
2. Zorg voor bidirectionele synchronisatie op je Dynamics 365 QuickBooks-integratie
Als uw systemen niet bidirectioneel met elkaar verbonden zijn, mist u iets. De waarde van systeemintegratie neemt absoluut toe wanneer informatie aan beide kanten wordt gedeeld. Door boekhoudgegevens in D365 te hebben, krijgt je verkoopteam betere inzichten in klanten. Ze kunnen betalingsgeschiedenis en koopgedrag bekijken. Deze gegevens helpen bij het ontwerpen van gerichte marketing en het verbeteren van de klantervaring. Op dezelfde manier kan uw financiële team met CRM-gegevens in QuickBooks Online de verkoopactiviteiten volgen. Dit helpt bij het sneller factureren, beheren van debiteuren en andere financiële taken. Kortom, duidelijk een win-winsituatie!
Houd er rekening mee dat wanneer je de integratie tot stand brengt, je bepaalt welke gegevens naar waar stromen en wie er toegang toe heeft - als facturen bijvoorbeeld naar Dynamics 365 stromen, betekent dat niet dat alle CRM-gebruikers er volledige toegang toe moeten hebben!
3. Kies voor een vereenvoudigde integratie van QuickBooks en Dynamics 365
Als je hebt geconcludeerd dat het automatiseren van de verbinding tussen QuickBooks en D365 voor jou de juiste keuze is, dan zijn er de volgende mogelijkheden twee haalbare opties om te overwegen.
De eerste één is om zelf de QuickBooks API en de Dynamics 365 API te bestuderen om de integratie te realiseren. Als je besluit om deze weg te volgen, moet je de QuickBooks API-documentatiewat eerlijk gezegd vrij eenvoudig is om doorheen te navigeren. Van daaruit maak je je app aan om de ontwikkelsleutels te genereren, waarna je verder kunt gaan met de OAuth 2.0 authenticatie en vervolgens met de relevante API-aanroepen. Houd er wel rekening mee dat, hoewel dit zeker niet onmogelijk is, het zeker een ingewikkeld project kan worden.
De tweede manier omvat nog steeds de integratie met de QuickBooks API, maar dan zonder dat je er iets van hoeft te bestuderen. Door gebruik te maken van Connect Bridge om uw naadloze Microsoft Dynamics met QuickBooks integratie te bereiken, kunt u het bestuderen van de API volledig vermijden. Maar voordat we dit uitleggen, moet je weten dat dit alleen werkt voor QuickBooks Online. Dus, als dit het doelsysteem is waarmee je wilt verbinden, is Connect Bridge perfect!
Dit software-integratieplatform minimaliseert niet alleen API-studies zoals vermeld, het minimaliseert ook de coderingstijd met een ongelooflijke hoeveelheid. Met behulp van SQL alleen (in een Linked Server), of in combinatie met uw gewenste programmeertaal (C#, Java, PHP, enz.), kunt u uw integratie inspanningen verminderen met 90% - ja, je leest het goed - door het automatisch vertalen van SQL-statements in API-aanroepen. Als je dus Connect Bridge gebruikt, wordt je QuickBooks Dynamics 365 integratie zo eenvoudig als maar kan. Bovendien hoef je je geen zorgen te maken over toekomstige updates van QuickBooks Online of D365, omdat we Connect Bridge hebben ontworpen om compatibiliteit te garanderen.
4. Functionaliteiten en beperkingen van de integratie begrijpen
Zoals met alle software die beschikbaar is op de markt, zijn er inherente beperkingen waarmee je rekening moet houden voordat je begint met het gebruik van een software-integratieplatform. Als zodanig, om gebruik te maken Connect Bridge voor uw QuickBooks en Dynamics 365 integratie, moet je nagel op uw bedrijf eisen op voorhand om de opties die het beste af te stemmen op de behoeften van uw bedrijf te vereenvoudigen. Hier is een kort overzicht van wat je wel en niet kunt bereiken met de Connect Bridge platform:
Dat kun je niet:
- QuickBooks Online synchroniseren met software die niet op Windows draait
- QuickBooks Desktop synchroniseren met QuickBooks Online, of andersom
- QuickBooks Desktop integreren of synchroniseren met andere software
Wat je kunt doen:
- Je kunt QuickBooks Online integreren met alle aangepaste of oudere software van de afgelopen 30 jaar (zolang je toegang hebt tot de broncode van de software).
- Website-integratie met QuickBooks uitvoeren door gegevens uit QuickBooks te halen en in een database te plaatsen (bijv. SQL Server of Oracle)
- Synchroniseer één instantie van Dynamics 365 met meerdere QuickBooks-bedrijven
- Synchroniseer QuickBooks Online met andere software, waaronder populaire CRM-platforms zoals Salesforce of SugarCRM via hetzelfde proces als uitgelegd in punt 3
5. Ondersteunen van geïnformeerde besluitvorming
Als je geïnteresseerd bent in een bepaald product of een bepaalde dienst, is het altijd beter om de ervaringen te onderzoeken van mensen die het probleem hebben meegemaakt dat je probeert op te lossen met het product of de dienst die je op dat moment overweegt.
Omdat we geloven in onbevooroordeelde aankoopbeslissingen, moedigen we onze klanten altijd aan om hun ervaringen met het gebruik van onze producten te delen. Op deze manier krijgen we een beter beeld van hun reis en houden we rekening met de feedback bij het werken aan toekomstige versies van onze software. Als de klant ermee instemt, gaan we nog een stap verder door interviews af te nemen en verhalen te schrijven op basis van hun eigen ervaring met onze software - elk verhaal is uniek!
Als je een kijkje wilt nemen in de verhalen die we hebben voor Connect Bridge, kun je verder lezen en de verhalen leren van:
- Groep ORBIS - een van onze partners, die samenwerkt met internationale bedrijven en ondernemingen, vooral uit de DACH-regio
- Iperal - een Italiaanse supermarktketen
- Fesworld - ook een van onze partners. Zij creëerden een oplossing via Connect Bridge om D365, SAP en Gmail te verbinden - ja, 3 verschillende applicaties!
- Swenex - een Zwitserse leverancier van energiediensten, met serieuze behoeften op het gebied van betrouwbaarheid en beschikbaarheid
We hebben ook andere succesverhalen beschikbaar op onze blog over onze andere softwareoplossingen. Geloof ons niet op ons woord, maar lees rechtstreeks van onze klanten en hun integratieprojecten!
Tips voor de integratie van QuickBooks en Dynamics 365
We hebben gezien dat het automatiseren van de uitwisseling van gegevens tussen je systemen zeker het overwegen waard is, en dit is het geval of je nu te maken hebt met QuickBooks Online en Dynamics 365 of een ander assortiment software.
Door je toevlucht te nemen tot de integratie van Dynamics 365 en QuickBooks kun je een aantal problemen voorkomen, namelijk:
- Dubbel werk:Zou u overwegen om dezelfde gegevens in beide systemen in te voeren? Dit zou een verspilling van tijd en middelen zijn.
- Inconsistente gegevens:Als dezelfde gegevens in twee systemen staan die niet gesynchroniseerd zijn, kan de ene informatie in het ene systeem staan en een andere in het andere.
- Slechte besluitvorming:Zonder toegang tot alle benodigde gegevens kan het moeilijk zijn om weloverwogen beslissingen te nemen over je bedrijf.
- Verminderde wendbaarheid:Als je gegevens in silo's zitten, kan het moeilijk zijn om snel te reageren op veranderingen in de markt of in de behoeften van klanten.
Door Dynamics 365 en QuickBooks te integreren, kun je deze gegevenssilo's doorbreken en de efficiëntie, nauwkeurigheid en wendbaarheid van je bedrijf verbeteren. Om uw integratieproces te versnellen, overweeg dan het gebruik van Connect Bridge met de hulp van onze altijd klaar om te helpen team. Aarzel niet om de talloze mogelijkheden te verkennen en uw bedrijf te versterken met deze geautomatiseerde integratie!
Als je hier nog meer over wilt lezen voordat je begint met je integratieproject, kijk dan gerust even hier ERP Software Blog post over dezelfde use case.
Over de auteur
Door Diogo Gouveia
"Na het afronden van mijn studie in het Verenigd Koninkrijk ben ik bij het Marketing team van Connecting Software gaan werken om content te creëren over software integratie en diverse andere IT onderwerpen. Als je opmerkingen of suggesties hebt, neem dan contact op."