Si está leyendo esto, lo más probable es que conozca el intercambio manual de datos entre Intuit QuickBooks y Microsoft Dynamics 365 es una tarea inimaginablemente abrumadora. Hay una especie de solución para esto, que escribimos en un Artículo del blog sobre software CRM en 2021, aunque, como mencionamos en el artículo, sigue siendo un proceso manual que consume mucho tiempo. Por ello, la mejor manera de evitar este problema es encontrar otras formas de completar la integración sin tener que esforzarse tanto.
A través de esta completa guía, exploraremos las mejores prácticas y consejos para crear una conexión automática entre QuickBooks Online y Dynamics 365, agilizando sus procesos y aumentando su productividad. Esta integración de Microsoft Dynamics con QuickBooks obtendrá sin problemas la información de cada uno de estos sistemas, será como si por fin hablaran entre ellos. Descubramos cómo conseguirlo.
1. Automatice la sincronización
Lo cierto es que la sincronización manual es cosa del pasado. Si, aprovechando el poder de la tecnología, ahora puede tener actualizaciones en directo de sus datos financieros y de clientes reflejados en QuickBooks y Dynamics 365 simultáneamente, no hay razón para que tenga que romperse la cabeza con procesos manuales retrasados.
Para lograr la automatización, tendrás que encontrar un software de integración de QuickBooks y D365 fiable, ya que ninguno de estos sistemas ofrece de forma nativa esta conexión automática.
2. Asegúrese de sincronización bidireccional en su Dynamics 365 Integración QuickBooks
Si sus sistemas no se conectan bidireccionalmente, se está perdiendo algo. El valor de la integración de sistemas aumenta definitivamente cuando la información se comparte en ambos extremos. Al disponer de datos contables en D365, su equipo de ventas obtiene una mejor perspectiva de los clientes. Pueden ver historiales de pago y hábitos de compra. Estos datos ayudan a diseñar un marketing específico y a mejorar la experiencia del cliente. Del mismo modo, con los datos de CRM en QuickBooks Online, su equipo financiero puede supervisar las actividades de ventas. Esto ayuda a acelerar la facturación, gestionar las cuentas por cobrar y otras tareas financieras. En general, es una situación en la que todos salen ganando.
Tenga en cuenta que cuando establezca la integración, decidirá qué datos fluyen a dónde y quién tendrá acceso a ellos; por ejemplo, que las facturas fluyan a Dynamics 365 no significa que todos los usuarios de CRM tengan que tener acceso completo a ellas.
3. Opte por una integración simplificada de QuickBooks y Dynamics 365
Si ha llegado a la conclusión de que la automatización de la conexión entre QuickBooks y D365 es el camino a seguir para usted, hay dos opciones viables a tener en cuenta.
La primera Una es estudiar la API de QuickBooks y la API Dynamics 365 para realizar la integración. Si usted decide ir por este camino, usted tendrá que estudiar la Documentación sobre la API de QuickBooksque es bastante fácil de navegar. A partir de ahí, crea tu aplicación para generar las claves de desarrollo, después de lo cual puedes proceder a la autenticación OAuth 2.0 y luego a las llamadas a la API pertinentes. Ten en cuenta que, aunque no es imposible, puede convertirse en un proyecto complicado.
El segunda vía sigue implicando realizar la integración con la API de QuickBooks, pero sin tener que estudiar nada de ella. Aprovechando Connect Bridge para lograr su perfecta integración de Microsoft Dynamics con QuickBooks, puede evitar por completo el estudio de la API. Pero antes de explicarlo, tenga en cuenta que esto sólo funciona para QuickBooks Online. Por lo tanto, si este es el sistema de destino al que desea conectarse, ¡Connect Bridge es perfecto!
Esta plataforma de integración de software no sólo minimiza el estudio de API como se ha mencionado, sino que también minimiza el tiempo de codificación en una cantidad increíble. Utilizando SQL solo (en un Servidor Vinculado), o en combinación con su lenguaje de programación preferido (C#, Java, PHP, etc.), puede reducir sus esfuerzos de integración en 90% - sí, ha leído bien - traduciendo automáticamente las sentencias SQL en llamadas a la API. Como tal, el uso de Connect Bridge hará que su integración con QuickBooks Dynamics 365 sea lo más sencilla posible. Además, ni siquiera tendrá que preocuparse por futuras actualizaciones de QuickBooks Online o D365, ya que hemos diseñado Connect Bridge para garantizar la compatibilidad futura.
4. Comprender las funcionalidades y limitaciones de la integración
Como con cualquier software disponible en el mercado, existen limitaciones inherentes que debe tener en cuenta antes de empezar a utilizar una plataforma de integración de software. Por lo tanto, para aprovechar Connect Bridge para la integración de QuickBooks y Dynamics 365, debe definir los requisitos de su empresa de antemano para simplificar las opciones que mejor se adapten a las necesidades de su empresa. A continuación le ofrecemos un breve resumen de lo que puede y no puede conseguir con la plataforma Connect Bridge:
No se puede:
- Sincronizar QuickBooks Online con software no basado en Windows
- Sincronizar QuickBooks Desktop con QuickBooks Online, o viceversa
- Integrar o sincronizar QuickBooks Desktop con otro software
Qué puedes hacer tú:
- Puede integrar QuickBooks Online con cualquier software personalizado o heredado de los últimos 30 años (siempre que tenga acceso al código fuente del software)
- Realizar la integración del sitio web con QuickBooks mediante la extracción de datos de QuickBooks y en una base de datos (por ejemplo, SQL Server u Oracle).
- Sincronice una única instancia de Dynamics 365 con varias empresas de QuickBooks
- Sincronice QuickBooks Online con otro software, incluidas plataformas de CRM populares como Salesforce o SugarCRM mediante el mismo proceso explicado en el punto 3
5. Apoyar la toma de decisiones con conocimiento de causa
Siempre que esté interesado en un determinado producto o servicio, como regla general, es mejor investigar las experiencias de quienes han pasado por el problema que intenta resolver con el producto/servicio que está considerando.
Como creemos firmemente en las decisiones de compra no sesgadas, siempre animamos a nuestros clientes a compartir sus experiencias de uso de nuestros productos. De este modo, obtenemos una mejor visión de sus experiencias y tenemos en cuenta sus comentarios a la hora de trabajar en futuras versiones de nuestro software. Además, si el cliente está de acuerdo, vamos un paso más allá y realizamos entrevistas para escribir historias basadas en su propia experiencia con nuestro software: ¡cada una es única!
Si quieres echar un vistazo a las historias que tenemos para Connect Bridge, puedes seguir leyendo y conocer las historias de:
- Grupo ORBIS - uno de nuestros socios, que trabaja con corporaciones y empresas internacionales, especialmente de la región DACH
- Iperal - una cadena italiana de supermercados
- Fesworld - también uno de nuestros socios. Crearon una solución a través de Connect Bridge para conectar D365, SAP y Gmail... sí, ¡3 aplicaciones diferentes!
- Swenex - un proveedor suizo de servicios energéticos, con grandes necesidades de fiabilidad y disponibilidad
También tenemos otros historias de éxito disponibles en nuestro blog que cubren nuestras otras soluciones de software. En lugar de confiar en nuestra palabra, lea directamente las opiniones de nuestros clientes y sus proyectos de integración.
Consejos para la integración de QuickBooks y Dynamics 365
Hemos visto que merece la pena considerar la posibilidad de automatizar el intercambio de datos entre sus sistemas, ya se trate de QuickBooks Online y Dynamics 365 o de otro tipo de software.
Recurrir a la integración de Dynamics 365 y QuickBooks puede ayudarle a evitar una serie de problemas, a saber:
- Duplicación de esfuerzos:¿Consideraría la posibilidad de introducir los mismos datos en ambos sistemas? Sería una pérdida de tiempo y recursos.
- Datos incoherentes:Si los mismos datos existen en dos sistemas que no están sincronizados, es posible que tengas una información en uno y otra diferente en el otro.
- Mala toma de decisiones:Sin acceso a todos los datos necesarios, puede resultar difícil tomar decisiones informadas sobre su empresa.
- Agilidad reducida:Si sus datos están aislados, puede ser difícil responder rápidamente a los cambios en el mercado o a las necesidades de los clientes.
Al integrar Dynamics 365 y QuickBooks, puede romper estos silos de datos y mejorar la eficiencia, precisión y agilidad de su negocio. Para agilizar su proceso de integración, considere la posibilidad de aprovechar Connect Bridge con la ayuda de nuestro equipo, siempre dispuesto a ayudarle. No dude en explorar las innumerables posibilidades y potencie su negocio con esta integración automatizada.
Si desea profundizar aún más en este tema antes de poner en marcha su proyecto de integración, no dude en echar un vistazo a lo siguiente Blog de software ERP sobre el mismo caso.
Sobre el autor
Por Diogo Gouveia
"Después de terminar mis estudios en el Reino Unido, me incorporé al equipo de Marketing de Connecting Software para crear contenidos sobre integración de software y otros temas informáticos diversos. Si tienes alguna observación o sugerencia, no dudes en ponerte en contacto conmigo".