Se está a ler isto, é provável que conheça o intercâmbio manual de dados entre Intuit QuickBooks e Microsoft Dynamics 365 é uma tarefa inimaginavelmente avassaladora. Existe uma espécie de solução alternativa para este problema, que escrevemos numa Artigo do blogue sobre software CRM de volta em 2021, embora, como mencionamos no artigo, ainda seja um processo manual que consome muito tempo. Como tal, a melhor maneira de contornar este problema é encontrar outras formas de completar a sua integração sem ter de se esforçar tanto.
Através deste guia abrangente, vamos explorar as melhores práticas e dicas para criar uma ligação automática entre o QuickBooks Online e o Dynamics 365, agilizando os seus processos e aumentando a sua produtividade. Esta integração do Microsoft Dynamics com o QuickBooks irá obter a informação de cada um destes sistemas de forma transparente - será como se estivessem finalmente a falar um com o outro. Vamos descobrir como isto pode ser conseguido!
1. Automatize a sua sincronização
A verdade é que a sincronização manual é uma coisa do passado. Se, aproveitando o poder da tecnologia, pode agora ter actualizações em tempo real dos seus dados financeiros e dos seus clientes reflectidos no QuickBooks e no Dynamics 365 simultaneamente, não há razão para ter de se preocupar com processos manuais atrasados.
Para conseguir a automatização, terá de encontrar um software de integração fiável do QuickBooks e do D365, uma vez que nenhum destes sistemas oferece nativamente esta ligação automática.
2. Assegurar a sincronização bidirecional na integração do QuickBooks Dynamics 365
Se os seus sistemas não se ligam bidireccionalmente, está a perder. O valor da integração de sistemas aumenta definitivamente quando a informação é partilhada em ambos os lados. Ao ter dados contabilísticos no D365, a sua equipa de vendas obtém melhores informações sobre os clientes. Podem ver os históricos de pagamento e os hábitos de compra. Estes dados ajudam na conceção de marketing direcionado e na melhoria da experiência do cliente. Do mesmo modo, com os dados de CRM no QuickBooks Online, a sua equipa financeira pode monitorizar as actividades de vendas. Isto ajuda a acelerar a faturação, a gestão das contas a receber e outras tarefas financeiras. No geral, é claramente uma situação vantajosa para todos!
Não se esqueça de que, quando estabelecer a integração, decidirá quais os dados que fluem para onde e quem terá acesso aos mesmos - por exemplo, o facto de as facturas fluírem para Dynamics 365 não significa que todos os utilizadores de CRM tenham de ter acesso total a elas!
3. Optar por uma integração simplificada do QuickBooks e do Dynamics 365
Se concluiu que automatizar a ligação entre o QuickBooks e a D365 é a melhor opção para si, existem duas opções viáveis a considerar.
O primeiro uma é estudar a API do QuickBooks e a API do Dynamics 365 para fazer a integração. Se decidir seguir este caminho, terá de estudar a Documentação da API do QuickBooksque, honestamente, é bastante simples de navegar. A partir daí, crie a sua aplicação para gerar as chaves de desenvolvimento, após o que pode avançar para a autenticação OAuth 2.0 e, em seguida, para as chamadas de API relevantes. Lembre-se de que, embora isso não seja de forma alguma impossível, pode certamente se tornar um projeto complicado.
O segunda via continua a envolver a integração com a API do QuickBooks, mas sem ter de a estudar. Ao aproveitar o Connect Bridge para conseguir uma integração perfeita do Microsoft Dynamics com o QuickBooks, pode evitar completamente o estudo da API. Mas antes de explicarmos, note que isto só funciona para QuickBooks Online. Portanto, se este é o sistema alvo ao qual se quer ligar, o Connect Bridge é perfeito!
Esta plataforma de integração de software não só minimiza o estudo da API, como mencionado, como também minimiza o tempo de codificação numa quantidade inacreditável. Utilizando apenas SQL (num Linked Server), ou em combinação com a sua linguagem de programação preferida (C#, Java, PHP, etc.), pode reduzir os seus esforços de integração em 90% - sim, leu corretamente - traduzindo automaticamente as instruções SQL em chamadas API. Como tal, a utilização do Connect Bridge tornará a integração do QuickBooks Dynamics 365 tão simples quanto possível. Além disso, nem sequer terá de se preocupar com futuras actualizações do QuickBooks Online ou D365, uma vez que concebemos o Connect Bridge para garantir a compatibilidade futura.
4. Compreender as funcionalidades e as limitações da integração
Como acontece com qualquer software disponível no mercado, existem limitações inerentes que devem ser consideradas antes de começar a usar uma plataforma de integração de software. Como tal, para aproveitar o Connect Bridge para a integração do QuickBooks e do Dynamics 365, é necessário definir previamente os requisitos da sua empresa para simplificar as opções que melhor se alinham com as necessidades da sua empresa. Aqui está uma breve visão geral do que pode e não pode ser alcançado com a plataforma Connect Bridge:
Não podes:
- Sincronizar o QuickBooks Online com software não baseado em Windows
- Sincronizar o QuickBooks Desktop com o QuickBooks Online, ou vice-versa
- Integrar ou sincronizar o QuickBooks Desktop com outro software
O que se pode fazer:
- Pode integrar o QuickBooks Online com qualquer software personalizado ou antigo dos últimos 30 anos (desde que tenha acesso ao código-fonte do software)
- Efetuar a integração do sítio Web com o QuickBooks, extraindo dados do QuickBooks para uma base de dados (por exemplo, SQL Server ou Oracle)
- Sincronizar uma única instância do Dynamics 365 com várias empresas do QuickBooks
- Sincronizar o QuickBooks Online com outro software, incluindo plataformas de CRM populares como Salesforce ou SugarCRM através do mesmo processo explicado no ponto 3
5. Apoiar a tomada de decisões informadas
Sempre que estiver interessado num determinado produto ou serviço, como regra geral, é sempre melhor investigar as experiências daqueles que passaram pelo problema que está a tentar resolver com o produto/serviço que está a considerar atualmente.
Como acreditamos muito nas decisões de compra sem preconceitos, incentivamos sempre os nossos clientes a partilharem as suas experiências de utilização dos nossos produtos. Desta forma, obtemos uma melhor visão dos seus percursos, tendo em conta o feedback quando trabalhamos em futuras versões do nosso software. Além disso, se o cliente concordar, vamos mais longe e realizamos entrevistas para escrever histórias baseadas na sua própria experiência com o nosso software - cada uma delas é única!
Se quiser espreitar as histórias que temos para o Connect Bridge, pode continuar a ler e conhecer as histórias de:
- Grupo ORBIS - um dos nossos parceiros, que trabalha com empresas internacionais e empresas, especialmente da região DACH
- Iperal - uma cadeia de supermercados italiana
- Fesworld - também um dos nossos parceiros. Criaram uma solução através do Connect Bridge para ligar o D365, o SAP e o Gmail - sim, 3 aplicações diferentes!
- Swenex - um fornecedor suíço de serviços energéticos, com grandes necessidades em termos de fiabilidade e disponibilidade
Também temos outros histórias de sucesso disponível no nosso blogue que abrange as nossas outras soluções de software. Em vez de acreditar na nossa palavra, leia diretamente a opinião dos nossos clientes e dos seus projectos de integração!
Conclusões para a integração do QuickBooks e do Dynamics 365
Vimos que vale a pena considerar a automatização da troca de dados entre os seus sistemas, quer se trate do QuickBooks Online e do Dynamics 365 ou de outro tipo de software.
Recorrer à integração entre o Dynamics 365 e o QuickBooks pode ajudá-lo a evitar uma série de problemas, nomeadamente:
- Duplicação de esforços:Considera a hipótese de introduzir os mesmos dados em ambos os sistemas? Isso seria uma perda de tempo e de recursos.
- Dados inconsistentes:Se os mesmos dados existirem em dois sistemas que não estão sincronizados, pode haver uma informação num sistema e outra diferente no outro.
- Tomada de decisões deficiente:Sem acesso a todos os dados necessários, pode ser difícil tomar decisões informadas sobre a sua empresa.
- Redução da agilidade:Se os seus dados estiverem isolados, pode ser difícil responder rapidamente às mudanças no mercado ou às necessidades dos clientes.
Ao integrar o Dynamics 365 e o QuickBooks, é possível quebrar esses silos de dados e melhorar a eficiência, a precisão e a agilidade do seu negócio. Para acelerar o processo de integração, considere a possibilidade de utilizar o Connect Bridge com a ajuda da nossa equipa sempre pronta a ajudar. Não hesite em explorar as inúmeras possibilidades e capacitar a sua empresa com esta integração automatizada!
Se quiser saber mais sobre este assunto antes de iniciar o seu projeto de integração, não hesite em consultar Blogue sobre software ERP que abrange o mesmo caso de utilização.
Sobre o Autor
Por Diogo Gouveia
"Depois de completar os meus estudos no Reino Unido, juntei-me à equipa de Marketing no Connecting Software para criar conteúdos sobre integração de software e uma variedade de outros tópicos de TI. Se tiver quaisquer observações ou sugestões, por favor contacte".