Se state leggendo questo articolo, è probabile che conosciate lo scambio manuale di dati tra Intuit QuickBooks e Microsoft Dynamics 365 è un compito inimmaginabilmente gravoso. Esiste una sorta di soluzione a questo problema, che abbiamo scritto in un articolo di Articolo del blog sul software CRM nel 2021, anche se, come abbiamo detto nell'articolo, si tratta ancora di un processo manuale che richiede molto tempo. Pertanto, il modo migliore per ovviare a questo problema è trovare altri modi per completare l'integrazione senza dover faticare tanto.
In questa guida completa esploreremo le migliori pratiche e i suggerimenti per creare una connessione automatica tra QuickBooks Online e Dynamics 365, snellendo i processi e aumentando la produttività. L'integrazione di Microsoft Dynamics con QuickBooks consentirà di ottenere le informazioni da ciascuno di questi sistemi senza soluzione di continuità: sarà come se finalmente si parlassero. Scopriamo come si può ottenere questo risultato!
1. Automatizzare la sincronizzazione
La verità è che la sincronizzazione manuale appartiene al passato. Se, sfruttando la potenza della tecnologia, è possibile avere aggiornamenti in tempo reale dei dati finanziari e dei dati dei clienti contemporaneamente in QuickBooks e Dynamics 365, non c'è motivo di rompersi la testa per ritardare i processi manuali.
Per ottenere l'automazione, è necessario trovare un software affidabile per l'integrazione di QuickBooks e D365, poiché nessuno di questi sistemi offre nativamente questa connessione automatica.
2. Assicurare la sincronizzazione bidirezionale sull'integrazione QuickBooks Dynamics 365
Se i vostri sistemi non sono collegati in modo bidirezionale, vi state perdendo qualcosa. Il valore dell'integrazione dei sistemi aumenta quando le informazioni sono condivise da entrambe le parti. Grazie alla presenza dei dati contabili in D365, il team di vendita ottiene una migliore conoscenza dei clienti. Possono visualizzare lo storico dei pagamenti e le abitudini di acquisto. Questi dati aiutano a progettare un marketing mirato e a migliorare l'esperienza del cliente. Allo stesso modo, con i dati del CRM in QuickBooks Online, il team finanziario può monitorare le attività di vendita. Questo aiuta a velocizzare la fatturazione, la gestione dei crediti e altre attività finanziarie. Nel complesso, è evidente che si tratta di una situazione vantaggiosa per tutti!
Tenete presente che, quando stabilite l'integrazione, deciderete quali dati scorrono verso dove e chi vi avrà accesso: ad esempio, se le fatture scorrono verso Dynamics 365 non significa che tutti gli utenti del CRM debbano avere pieno accesso ad esse!
3. Optare per un'integrazione semplificata di QuickBooks e Dynamics 365
Se siete giunti alla conclusione che automatizzare la connessione tra QuickBooks e D365 è la strada da percorrere, ci sono due opzioni praticabili da considerare.
Il primo Una è quella di studiare da soli l'API di QuickBooks e l'API Dynamics 365 per realizzare l'integrazione. Se si decide di seguire questa strada, è necessario studiare l'API di QuickBooks e l'API Dynamics 365 per realizzare l'integrazione. Documentazione API di QuickBooksche è onestamente piuttosto semplice da navigare. Da qui, create la vostra applicazione per generare le chiavi di sviluppo, dopodiché potete procedere all'autenticazione OAuth 2.0 e quindi alle relative chiamate API. Tenete presente che, pur non essendo impossibile, questo può diventare un progetto complicato.
Il sito seconda via prevede ancora l'integrazione con l'API di QuickBooks, ma senza doverla studiare. Sfruttando Connect Bridge per ottenere un'integrazione perfetta tra Microsoft Dynamics e QuickBooks, potete evitare completamente di studiare l'API. Ma prima di spiegarlo, è bene notare che questo funziona solo per QuickBooks Online. Quindi, se questo è il sistema di destinazione a cui volete connettervi, Connect Bridge è perfetto!
Questa piattaforma di integrazione software non solo riduce al minimo lo studio delle API, come già detto, ma riduce anche il tempo di codifica di una quantità incredibile. Utilizzando SQL da solo (in un Linked Server), o in combinazione con il linguaggio di programmazione preferito (C#, Java, PHP, ecc.), è possibile ridurre gli sforzi di integrazione di 90% - sì, avete letto bene - traducendo automaticamente le istruzioni SQL in chiamate API. L'utilizzo di Connect Bridge renderà l'integrazione di QuickBooks Dynamics 365 il più semplice possibile. Inoltre, non dovrete preoccuparvi di eventuali aggiornamenti futuri di QuickBooks Online o D365, poiché abbiamo progettato Connect Bridge per garantire la compatibilità futura.
4. Comprendere le funzionalità e i limiti dell'integrazione.
Come per tutti i software disponibili sul mercato, ci sono limitazioni intrinseche da considerare prima di iniziare a utilizzare una piattaforma di integrazione software. Per questo motivo, per sfruttare Connect Bridge per l'integrazione di QuickBooks e Dynamics 365, è necessario definire in anticipo i requisiti dell'azienda per semplificare le opzioni che meglio si adattano alle sue esigenze. Ecco una breve panoramica di ciò che si può o non si può ottenere con la piattaforma Connect Bridge:
Non si può:
- Sincronizzazione di QuickBooks Online con software non basati su Windows
- Sincronizzazione di QuickBooks Desktop con QuickBooks Online o viceversa
- Integrare o sincronizzare QuickBooks Desktop con altri software
Cosa potete fare:
- È possibile integrare QuickBooks Online con qualsiasi software personalizzato o legacy degli ultimi 30 anni (purché si abbia accesso al codice sorgente del software).
- Eseguire l'integrazione del sito web con QuickBooks estraendo i dati da QuickBooks e inserendoli in un database (ad esempio, SQL Server o Oracle).
- Sincronizzazione di una singola istanza di Dynamics 365 con più aziende QuickBooks
- Sincronizzare QuickBooks Online con altri software, tra cui le piattaforme CRM più diffuse come Salesforce oppure SugarCRM attraverso lo stesso processo spiegato al punto 3
5. Sostenere un processo decisionale informato
Quando si è interessati a un particolare prodotto o servizio, come regola generale, è sempre meglio indagare sulle esperienze di coloro che hanno affrontato il problema che si sta cercando di risolvere con il prodotto/servizio che si sta considerando.
Essendo grandi sostenitori di decisioni d'acquisto non preconcette, incoraggiamo sempre i nostri clienti a condividere le loro esperienze di utilizzo dei nostri prodotti. In questo modo otteniamo una visione migliore dei loro percorsi e teniamo conto del feedback quando lavoriamo alle versioni future del nostro software. Inoltre, se il cliente è d'accordo, facciamo un ulteriore passo avanti conducendo interviste per scrivere storie basate sulla loro esperienza con il nostro software - ognuna è unica!
Se volete dare una sbirciatina alle storie che abbiamo per Connect Bridge, potete continuare a leggere e conoscere le storie di:
- Gruppo ORBIS - uno dei nostri partner, che lavora con società e imprese internazionali, in particolare della regione DACH
- Iperal - una catena di supermercati italiana
- Fesworld - uno dei nostri partner. Hanno creato una soluzione attraverso Connect Bridge per collegare D365, SAP e Gmail - sì, 3 applicazioni diverse!
- Swenex - un fornitore di servizi energetici svizzero, con gravi esigenze in termini di affidabilità e disponibilità
Abbiamo anche altri storie di successo disponibili sul nostro blog per le altre soluzioni software. Invece di crederci sulla parola, leggete direttamente dai nostri clienti e dai loro progetti di integrazione!
Elementi da prendere in considerazione per l'integrazione di QuickBooks e Dynamics 365
Abbiamo visto che l'automatizzazione dello scambio di dati tra i sistemi vale sicuramente la pena di essere presa in considerazione, sia che si tratti di QuickBooks Online e Dynamics 365 che di un altro assortimento di software.
Il ricorso all'integrazione tra Dynamics 365 e QuickBooks può aiutare a evitare una serie di problemi:
- Duplicazione degli sforzi:Potreste pensare di inserire gli stessi dati in entrambi i sistemi? Sarebbe una perdita di tempo e di risorse.
- Dati incoerenti:Se gli stessi dati sono presenti in due sistemi non sincronizzati, si potrebbe avere un'informazione in uno e una diversa nell'altro.
- Scarso processo decisionale:Senza l'accesso a tutti i dati necessari, può essere difficile prendere decisioni informate sulla propria attività.
- Riduzione dell'agilità:Se i dati sono isolati, può essere difficile rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato o alle esigenze dei clienti.
Integrando Dynamics 365 e QuickBooks, è possibile abbattere questi silos di dati e migliorare l'efficienza, l'accuratezza e l'agilità dell'azienda. Per accelerare il processo di integrazione, prendete in considerazione l'utilizzo di Connect Bridge con l'assistenza del nostro team sempre pronto ad aiutarvi. Non esitate a esplorare le innumerevoli possibilità e a potenziare la vostra azienda con questa integrazione automatizzata!
Se volete approfondire l'argomento prima di dare il via al vostro progetto di integrazione, date un'occhiata a questo documento Blog sul software ERP che tratta lo stesso caso d'uso.
Sull'autore
Da Diogo Gouveia
"Dopo aver completato i miei studi nel Regno Unito, mi sono unita al team di marketing di Connecting Software per creare contenuti sull'integrazione del software e su una serie di altri argomenti informatici. Se avete osservazioni o suggerimenti, contattatemi".